Eine Abmahnung sollte aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich erfolgen. Ein Abmahnschreiben darf auch nicht pauschal formuliert sein. So muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers konkret benannt werden und eine Rüge dieser Pflichtverletzung enthalten sein. Die Abmahnung muss die eindringliche und ernsthafte Aufforderung enthalten sein künftig sich vertragstreu zu verhalten und es müssen eindeutige arbeitsrechtliche Konsequenzen angedroht werden. Bei unberechtigten oder formell falschen Abmahnungen haben sie als Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus Ihrer Personalakte. Eine bestimmte Frist für den Ausspruch einer Abmahnung kennt das Gesetz Nichte. So kann z.B. Der Arbeitgeber auch eine Abmahnung nach mehreren Monaten aussprechen. Je weiter die Zeit fortschreitet, desto eher kann jedoch von einer Verwirkung der Abmahnung ausgegangen werden.
